Gestão financeira para pequenas empresas: guia prático

Por que separar a conta pessoal da conta da empresa?

Separar as contas é o primeiro passo porque sem isso você nunca sabe se a empresa dá resultado. Misturar tudo esconde o lucro, esconde o prejuízo e ainda dificulta a contabilidade.

Abra uma conta bancária só para o CNPJ e use cartão e Pix da empresa nas despesas dela. Quando precisar de dinheiro para você, retire como pró-labore ou distribuição de lucros, e não pegando do caixa quando dá vontade.

O que é fluxo de caixa e como controlar?

Fluxo de caixa é o registro do dinheiro que entra e sai da empresa em cada data. Ele mostra se haverá dinheiro para pagar as contas nas próximas semanas, o que o lucro sozinho não mostra.

Comece com uma planilha simples, com data, descrição, entrada e saída. O importante é lançar todo dia ou, no mínimo, toda semana. Depois, olhe para frente: some o que você tem a receber e o que tem a pagar nos próximos dias e veja se o saldo fecha.

Como organizar contas a pagar e a receber?

Organize cadastrando cada conta com valor, vencimento e situação. Quem paga e recebe sem registro vive de surpresa, e surpresa em caixa pequeno costuma virar atraso ou juros.

Algumas práticas ajudam:

• Concentrar os vencimentos em poucas datas do mês, quando possível.
• Cobrar o cliente antes do vencimento, não só depois.
• Registrar o que foi vendido a prazo no mesmo dia da venda.
• Conferir semanalmente o que venceu e o que está para vencer.

Como definir pró-labore e reserva?

Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho na empresa, e reserva é o dinheiro guardado para imprevistos. Defina o pró-labore como um valor combinado, e não como o que sobrou no mês.

O contador explica como o pró-labore se encaixa nas regras e nos impostos do seu regime. No Simples Nacional, por exemplo, o pró-labore entra na folha de salários usada no cálculo do fator r dos serviços sujeitos a esse fator, e a distribuição de lucros não entra nessa conta.

Para a reserva, escolha um critério simples, como guardar parte de cada recebimento até cobrir alguns meses de despesas fixas. O tamanho ideal depende do seu negócio e da estabilidade das vendas.

Quais indicadores simples acompanhar?

Para começar, três indicadores bastam: margem, ponto de equilíbrio e saldo de caixa. Eles dispensam fórmula complicada e já mostram se o negócio está saudável.

A margem é o que sobra de cada venda depois de descontar os custos diretos e os impostos. O ponto de equilíbrio é quanto você precisa vender para cobrir todos os custos e despesas sem lucro nem prejuízo. O saldo de caixa mostra o dinheiro disponível hoje e a projeção para os próximos dias.

Qual rotina financeira cabe no dia a dia?

Uma rotina que funciona é curta: poucos minutos por semana e uma revisão por mês. O que importa é a constância, não o tempo gasto.

Toda semana

Lance as entradas e saídas, confira o que venceu, cobre os clientes em atraso e projete o caixa dos próximos dias.

Todo mês

Feche o mês, compare com o anterior, confira a margem e o ponto de equilíbrio, separe o pró-labore e a reserva e envie os documentos ao contador no prazo combinado.

Como a gestão financeira funciona na prática em uma loja pequena?

A gestão financeira de uma loja pequena funciona quando cada venda, cada conta e cada retirada deixam rastro em um só lugar. Imagine uma loja de roupas que vende bem no cartão e no parcelado, mas chega ao fim do mês sem saber se sobrou dinheiro. As vendas vão bem, só que os recebimentos caem em datas diferentes das compras de estoque, do aluguel e da folha. Por isso a conta parece não fechar, mesmo com a loja cheia.

Nessa loja, a dona começa registrando tudo por uma semana, sem tentar corrigir nada. Aparecem despesas pequenas e repetidas que ninguém lembrava, uma assinatura esquecida e retiradas pessoais misturadas com o dinheiro do estoque. Na semana seguinte, ela separa o que é da empresa do que é dela e passa a olhar o caixa dos próximos dias antes de fazer uma compra grande. A decisão deixa de ser tomada no susto.

O exemplo é ilustrativo, mas o caminho se repete em comércio, serviço e profissional liberal. O que muda é o tamanho do controle, não a lógica. Quando o dono enxerga o calendário de entradas e saídas, consegue negociar prazo com fornecedor e adiar uma compra sem pânico.

O que conferir antes de organizar o financeiro da sua empresa?

Antes de organizar o financeiro da sua empresa, confira se a base está de pé, porque controle em cima de dado bagunçado só reproduz a bagunça. Esta lista curta mostra o que você já tem e o que falta. Se vários itens ficarem sem resposta, o primeiro trabalho é arrumar a base, e só depois pensar em ferramenta.

Responda sem pressa e anote o que não souber. O contador usa essas lacunas para apontar por onde começar, e o que fica em branco costuma ser justamente onde o dinheiro escapa.

• Existe cartão e conta só da empresa, sem gasto pessoal passando por eles?
• Toda venda a prazo está registrada com a data em que o dinheiro deve entrar?
• Você sabe quais despesas são fixas e quais variam conforme o movimento?
• As notas fiscais de compra e de venda estão guardadas de um jeito que dê para achar depois?
• Alguém é responsável por lançar as contas em dia combinado, mesmo que seja você?
• O pró-labore está definido e separado, e não é o que sobra no fim do mês?
• Você sabe quanto a empresa deve a fornecedores, ao banco e ao fisco neste momento?
• Os documentos chegam ao contador no prazo combinado, sem correria no último dia?

Quais erros comuns atrapalham a gestão financeira de pequenas empresas?

Os erros mais comuns na gestão financeira de pequenas empresas vêm de decisões adiadas, e não de falta de conta feita. Quase todos têm conserto simples quando aparecem cedo. Estes são os que mais se repetem.

Confundir faturamento com dinheiro disponível

Vender muito não significa ter caixa. Parte do que entrou no faturamento ainda vai virar imposto, fornecedor e folha, e outra parte só será recebida depois. Trate o faturamento como ponto de partida da conta, nunca como saldo.

Deixar os tributos para a última hora

Imposto é custo previsível. Quando as guias não entram na projeção, o vencimento vira surpresa e a empresa atrasa um fornecedor para cobrir o buraco. Separe o valor aos poucos, conforme a venda acontece.

Decidir preço sem conhecer o custo

Preço copiado do concorrente pode não cobrir os custos da sua empresa. Antes de dar desconto ou entrar em promoção, confira quanto sobra em cada venda depois dos custos e dos impostos.

Controlar só quando dá tempo

Registro feito uma vez por trimestre vira reconstrução de memória. Controle curto e frequente vale mais do que planilha perfeita atualizada raramente. Se a rotina pesa, o contador ajuda a montar um fluxo que caiba na sua semana.

Perguntas frequentes

Próximo passo: entregar o financeiro para quem organiza