Resposta direta: O termo de transferência de contabilidade é o documento que lista tudo o que o contador atual entrega ao novo na troca: livros, documentos, arquivos de folha, certificados e acessos. Ele é assinado pelas duas partes, e a empresa deve ter uma cópia. Serve como prova do que foi recebido e em que data.

O que é o termo de transferência de contabilidade?

O termo de transferência de contabilidade é um documento que relaciona, item por item, tudo o que o contador anterior passa ao novo contador. Ele funciona como um recibo da troca, com data, lista e assinaturas.

Sem ele, o novo escritório assume a empresa sem saber o que deveria ter recebido. Se algo faltar depois, ninguém consegue provar se foi entregue ou não.

O que exigir do contador atual na troca?

Exija tudo o que pertence à empresa e é necessário para a contabilidade continuar sem buraco. Use esta lista como check list da troca de contador e confira item por item na entrega.

Documentos e livros contábeis e fiscais:

  • Livros contábeis e fiscais já escriturados, no formato em que foram mantidos.
  • Balanços, balancetes e demonstrações já elaborados.
  • Documentos de abertura e alterações: contrato social e registros na Junta Comercial.
  • Notas fiscais emitidas e recebidas, e arquivos XML.
  • Declarações já transmitidas, com os recibos de entrega.
  • Guias pagas e guias em aberto, com a situação de cada uma.

Folha de pagamento e pessoal

Peça os arquivos da folha, fichas de registro de empregados, controle de férias, recibos e os dados enviados ao eSocial. Peça também a situação dos encargos do mês em andamento.

Certificados e acessos

Peça o certificado digital da empresa, se estiver com o contador, e a relação de todos os acessos usados: Receita Federal, prefeitura, sistema do Simples Nacional e portais estaduais. Troque as senhas assim que o acesso passar para o novo escritório.

Quem assina o termo de transferência?

Assinam o contador que entrega, o contador que recebe e o representante legal da empresa, que confirma a troca e fica com uma via. Se houver sócios, vale colher a assinatura do responsável que consta no contrato social.

Cada via deve ter a data da entrega e a lista completa anexada. O Código de Ética do contador manda informar o número de registro, o nome e a categoria profissional após a assinatura em trabalhos de contabilidade e em contratos de prestação de serviços, e vale conferir com o responsável técnico se o termo segue o mesmo padrão.

O que fazer se o contador atual não entrega os documentos?

Se o contador não entrega, formalize o pedido por escrito, com prazo, e guarde a prova. A primeira medida é sempre registrar a tentativa; só depois partir para outras vias.

Siga esta ordem:

  1. 1

    Peça de novo, por escrito

    Reenvie a lista com prazo e comprovante de envio.

  2. 2

    Reconstrua o que for possível

    Muitos dados existem nos órgãos públicos, como prefeitura, Receita Federal e eSocial, e podem ser baixados com o acesso da empresa.

  3. 3

    Busque o conselho de contabilidade

    O conselho regional da categoria pode orientar sobre a conduta do profissional. Reter livros e documentos de forma abusiva é vedado pelo Código de Ética do contador, e quem fiscaliza o exercício da profissão é o conselho regional de contabilidade.

  4. 4

    Procure orientação jurídica

    Um advogado avalia se cabe notificação ou ação para obrigar a entrega.

Que cuidados tomar antes de assinar o termo?

Assine só depois de conferir o que foi entregue com a lista. Um termo assinado sem conferência dá a impressão de que tudo foi recebido, mesmo quando faltou algo.

Se algum item não veio, escreva isso no próprio termo como pendência, com prazo para entrega. Na Contabilidade Floripa, a troca de contador pode ser feita a qualquer momento e nós conduzimos a migração e a conversa com o contador anterior.

O que quase ninguém conta A maioria das empresas pede os documentos no fim da troca, quando o contador antigo já perdeu a pressa. O melhor é inverter: peça a lista de pendências e o inventário de acessos no começo, antes mesmo de a data de corte chegar. Assim você descobre cedo se o certificado digital está com o escritório, se há guia em aberto ou se algum acesso está no nome do contador e não no da empresa. Resolver isso antes evita que o termo seja assinado com buracos.

Como o termo de transferência funciona na prática?

Na prática, o termo de transferência funciona como uma lista conferida e assinada no momento em que a documentação muda de mãos. Um cenário ilustrativo, sem nomes nem valores, mostra por que isso importa.

Imagine uma loja que decide trocar de contador. O novo escritório recebe uma pasta de arquivos, confere o que chegou com a lista do termo e percebe que não veio a relação de acessos. Como o termo ainda não foi assinado, essa falta entra como pendência, com data combinada para entrega. Dias depois, o antigo escritório manda a relação, e a loja segue sem buraco.

Agora imagine o mesmo caso sem termo. A pasta chega, todo mundo assume que está completa, e meses depois alguém precisa de um documento antigo. Ninguém sabe dizer se ele foi entregue, se ficou para trás ou se nunca existiu. O termo existe justamente para evitar essa conversa sem prova e sem ponto de partida para resolver o problema.

Em resumo, o valor do termo não está no papel em si, e sim no registro de quem entregou o quê e quando.

Dica prática: leve a lista do termo para a conferência e marque item por item, em vez de olhar a pasta por cima.

Quais termos você vai ouvir durante a troca de contador?

Durante a troca de contador, você vai ouvir alguns termos que parecem técnicos, mas têm significado simples. Entender cada um ajuda a acompanhar a conversa entre os dois escritórios sem se perder e a fazer as perguntas certas na hora da entrega.

Data de corte

É o dia combinado em que a responsabilidade passa de um escritório para o outro. Tudo o que vem antes fica com o contador anterior, e o que vem depois é do novo.

Inventário de acessos

É a lista de todos os sistemas e portais usados pela empresa, com a indicação de quem controla cada um. Serve para você descobrir se algum acesso está no nome do escritório e não no da empresa.

Pendência

É qualquer item que deveria ter sido entregue e ainda não foi. Pendência deve ser escrita no termo, com o prazo combinado, para não se perder.

Via do termo

É cada cópia assinada do documento. A empresa deve guardar a sua, e os escritórios ficam com as deles.

Entrega parcial

É quando só parte dos itens chega no dia combinado. Nesse caso, o termo registra o que veio, o que falta e quando o restante será entregue, para ninguém precisar lembrar de memória.

O que fazer com o termo de transferência depois de assinado?

Depois de assinado, o termo de transferência deve ser guardado junto com os documentos da empresa e consultado sempre que surgir dúvida sobre o que foi entregue. Ele é o seu registro da troca e merece o mesmo cuidado que o contrato social.

Guarde a via assinada e uma cópia digital em lugares diferentes, de modo que você consiga achar o documento quando precisar. Se alguém da empresa cuida das finanças, avise onde ele está. Quando o novo contador pedir um documento antigo, o termo mostra rapidamente se aquilo foi entregue na troca.

Use o termo também como ponto de partida para acompanhar as pendências. Se algum item ficou para ser entregue depois, marque a data combinada e cobre por escrito quando ela chegar. Se tudo foi entregue, o termo encerra a conversa e deixa claro onde termina a responsabilidade do escritório anterior e onde começa a do novo. Em caso de dúvida sobre como arquivar ou por quanto tempo guardar cada documento, confira com o seu contador. Na Contabilidade Floripa, a gente explica o que o termo registra e orienta você a guardá-lo de forma organizada, para que ele continue útil muito depois da troca.

Perguntas frequentes

O termo de transferência é obrigatório?

Não há como afirmar aqui uma exigência específica. Na prática, é a melhor forma de provar o que foi entregue, e por isso recomendamos sempre. A norma do conselho sobre contrato de serviços contábeis não usa o nome termo de transferência, mas exige distrato no rompimento do contrato e que ele fixe a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos.

Posso fazer o termo sem ajuda do novo contador?

Pode, mas o novo contador sabe o que precisa receber para continuar o trabalho. Ele costuma montar a lista e acompanhar a conferência.

Quanto tempo o contador atual tem para entregar?

Depende do que foi combinado em contrato e na comunicação de troca. A norma da categoria manda que o distrato fixe a forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos, e que o contrato tenha cláusula de aviso prévio para o encerramento. O importante é fixar um prazo por escrito.

O termo vale como comunicado de troca?

Não. O comunicado avisa o contador de que a troca vai acontecer. O termo registra o que foi entregue depois.

Como conferir se o contador anterior entregou tudo no termo de transferência?

Use a lista do termo como checklist e confira item por item com o que foi recebido: livros, notas, declarações, folha, certificados e acessos. O novo contador costuma acompanhar essa conferência. O que faltar deve ser anotado e cobrado por escrito, com prazo.

O que fazer se faltar documento depois de assinar o termo de transferência?

Registre a falta por escrito e peça o documento ao contador anterior, com prazo e comprovante de envio. Guarde a cópia do termo, que mostra o que foi entregue. Parte dos dados também pode ser buscada nos órgãos públicos, com o acesso da empresa.

Posso assinar o termo de transferência antes de conferir tudo?

O ideal é conferir antes, porque a assinatura confirma o que foi recebido. Se algo estiver faltando ou duvidoso, anote no próprio termo ou deixe a pendência registrada por escrito. Peça ao novo contador para revisar a lista junto com você.

Próximo passo: quero trocar de contador

A gente cuida do que for preciso com você. Conheça o serviço de troca de contador, em que conduzimos a migração, o termo e a conversa com o contador anterior.

Quero trocar de contador