Troca de contador na Receita Federal: passo a passo

Quem faz a troca na Receita

O responsável pela empresa, com o certificado digital, é quem dá e retira as autorizações. O novo contador acompanha para confirmar o acesso.

O que preparar antes

• Certificado digital válido
• Contrato social e documentos dos sócios
• Termo de transferência assinado
• Lista de guias e declarações em aberto

Passo a passo

1. 1

   Confirme o certificado digital

   Sem ele, não dá para alterar o acesso.

2. 2

   Retire o acesso do contador anterior

   Pelo portal da Receita, com o certificado.

3. 3

   Dê o acesso ao novo contador

   Para ele responder pela empresa.

4. 4

   Confira o que está pendente

   Declarações e guias antes de assumir.

Erros comuns

Trocar sem conferir as pendências

Assumir sem revisar as declarações em aberto pode trazer multa para a empresa.

Deixar o acesso do contador anterior ativo

Retire o acesso para evitar entregas em duplicidade.

Como é uma troca de contador na Receita Federal na prática?

Uma troca de contador na Receita Federal, na prática, é uma sequência curta de ajustes de acesso, mas qualquer ajuste esquecido pode deixar a empresa dependendo do escritório antigo. Um cenário ilustrativo, sem nomes nem números, mostra isso.

Imagine uma empresa pequena que contratou novo contador e combinou a data de corte. O responsável acessa o portal com o certificado digital, retira a autorização do escritório anterior e autoriza o novo. Tudo parece resolvido. Semanas depois, chega um aviso da Receita na caixa postal do portal, e ninguém do novo escritório consegue ver, porque a autorização foi dada só para algumas consultas e não para todas as que a empresa usa.

Esse tipo de situação costuma vir de uma conferência feita pela metade. A autorização existe, mas não cobre tudo o que o contador precisa acompanhar. A solução é simples quando se descobre cedo: o responsável volta ao portal e ajusta a autorização. O problema maior aparece quando se descobre tarde, com uma notificação já parada e sem ninguém acompanhando o assunto. Por isso vale reservar um momento, logo após a troca, só para revisar os acessos.

Que termos você vai ouvir na troca de contador na Receita?

Na troca de contador na Receita, você vai ouvir alguns termos recorrentes, e cada um tem um papel específico no processo. Saber o que significam evita que você autorize algo sem entender e ajuda a conversar de igual para igual com o novo contador.

Certificado digital

É a identidade eletrônica da empresa ou do responsável. Com ele você entra no portal da Receita e assina autorizações, por isso precisa estar válido e em mãos de quem responde pela empresa.

e-CAC

É o portal de atendimento da Receita Federal na internet. É nele que você consulta a situação da empresa e gerencia quem pode atuar em seu nome.

Procuração eletrônica

É a autorização que a empresa dá, pelo portal, para que o contador acesse serviços em seu nome. Você escolhe o que será autorizado e pode retirar a autorização quando quiser.

Caixa postal

É o espaço do portal onde a Receita deixa avisos e comunicados. Se o contador novo não tiver acesso a ele, comunicados importantes podem passar despercebidos.

Retirar a autorização

É o ato de cancelar a procuração dada ao escritório anterior. Quando a troca acontece, o responsável pela empresa deve fazer isso, para que o antigo contador deixe de atuar em nome dela.

O que conferir depois de trocar o contador na Receita Federal?

Depois de trocar o contador na Receita Federal, confira se o acesso do novo escritório está completo e se o do anterior foi mesmo retirado. Uma revisão rápida logo após a troca costuma poupar dor de cabeça nas semanas seguintes.

Combine essa conferência com o novo contador, de preferência em uma conversa curta, com o portal aberto. Em caso de dúvida sobre qualquer item, confirme com o seu contador antes de seguir. Se algo da lista não estiver certo, corrija logo, porque pendência descoberta cedo costuma ser mais simples de resolver do que a que aparece depois de acumular. Guarde também uma anotação do que foi conferido e em que dia, para consultar depois.

• O contador anterior não aparece mais com autorização ativa em nome da empresa.
• O novo contador consegue consultar a situação da empresa e as pendências existentes.
• A caixa postal do portal foi verificada, e os avisos antigos foram lidos e encaminhados.
• As declarações e guias em aberto estão listadas, com o responsável por cada uma.
• Os parcelamentos já existentes foram identificados e estão sendo acompanhados.
• O certificado digital está válido e guardado por quem responde pela empresa.
• As senhas e os acessos antigos foram trocados.

Como acompanhar o primeiro mês depois da troca de contador?

Acompanhar o primeiro mês depois da troca de contador significa verificar se o novo escritório entregou o fechamento do período, se as guias saíram corretas e se a comunicação com você está funcionando. É o mês em que o combinado vira rotina, e vale olhar com atenção.

A conferência dos acessos no portal da Receita é só uma parte do trabalho. O resto é observar se o escritório novo está, de fato, cuidando da empresa: se as dúvidas são respondidas, se os documentos chegam organizados e se os avisos vêm antes dos vencimentos. Em dúvida sobre qualquer ponto, confirme com o seu contador, sem receio de perguntar.

Se algo não estiver como combinado, avise logo e peça o ajuste. Uma correção no começo da relação custa pouco e deixa claro como você espera ser atendido nos meses seguintes.

• O novo contador confirmou, por escrito, o que cabe a ele e o que cabe a você a cada mês.
• O primeiro fechamento foi entregue com os documentos e as guias do período explicados.
• As pendências encontradas na entrada foram listadas e ganharam responsável e encaminhamento.
• Você sabe a quem recorrer em cada tipo de dúvida e por qual canal.
• Os documentos do escritório anterior foram recebidos e guardados.
• Você anotou o que ainda não ficou claro para tratar na próxima conversa.

Perguntas frequentes sobre troca de contador na Receita

Próximo passo: troque de contador com apoio